Онлайн записване на пациенти за кабинети и клиники

Телефонът звъни за трети път, а зъболекарят е с ръкавици и с пациент на стола. Асистентката също не може да се откъсне. Човекът отсреща не чака да му върнат обаждането. Затваря и набира следващия кабинет, който му е показал Google.

Вечерта някой пише във Facebook: „Имате ли час за почистване другата седмица?“ Ще получи отговор чак на сутринта. Ако междувременно намери кабинет, в който може да си запише час сам, отговорът вече няма да му трябва.

Позната картина за много частни практики, от денталните и рехабилитационните кабинети до психолозите и дерматолозите. Пациенти има. Губят се по пътя между телефона, който звъни, и човека, който в този момент прави нещо друго.

Онлайн записването на пациенти решава точно тази част. Пациентът вижда свободните часове и си запазва час сам, в седем сутринта или в единадесет вечерта. Телефонът остава за спешните случаи и за въпросите, на които наистина трябва да отговори човек.

По-долу е описано как да го въведеш така, че да облекчи екипа, вместо да му създаде още работа.

Кои прегледи е добре да се записват онлайн

Не е нужно всичко да мине онлайн от първия ден. Започни с часовете, които имат ясна продължителност и за които лекарят не трябва първо да прецени случая.

Добри кандидати за онлайн записване са:

• първичен преглед или първа консултация
• профилактичен и контролен преглед
• професионално почистване на зъбите
• сесии по рехабилитация и физиотерапия
• сесии при психолог или психотерапевт
• консултация при дерматолог или нутриционист

По телефона е по-добре да останат спешните случаи, болката „от снощи“ и процедурите, за които първо трябва да видиш пациента или изследванията му. Там разговорът е част от грижата и няма смисъл да се пропуска.

Още нещо, което прави голяма разлика: наименувай услугите така, както пациентът би ги потърсил. „Почистване на зъбен камък и полиране“ казва повече от „Профилактика 2“, а „Първа консултация при психолог, 50 минути“ е по-ясно от „Сесия“.

Отделен график за всеки лекар

В клиника с няколко специалисти всеки има свое работно време и свои услуги. Ортодонтът приема във вторник и четвъртък, хигиенистът — всеки ден до 14:00, а рехабилитаторът има дълга обедна почивка. Това е първото, с което трябва да се справя всяка програма за записване на пациенти, щом в кабинета работи повече от един човек.

С профилите на екипа в Mylink всеки специалист има своя страница със снимка, кратко представяне, сертификати и услугите, които извършва. Пациентът избира при кого да се запише, а календарът му показва само часовете, в които точно този лекар е свободен. Отпуските и почивките се отчитат автоматично.

Това има и още една полза. При психолог, физиотерапевт или „своя“ зъболекар хората искат да се върнат при същия човек. Когато виждат името и снимката му още при записването, идват по-спокойни.

Когато лекарят приема и на друго място

Често лекарят е сутрин в болница, а следобед приема в частния си кабинет. Ако двата графика не се виждат, рано или късно някой пациент ще се запише за час, в който лекарят още е на визитация.

Тук помага синхронизацията с Google Calendar. Тя работи в двете посоки: часовете от Mylink се появяват в Google Calendar, а ангажиментите, които вече са там, блокират съответното време за онлайн записване.

Колко време да заложиш за един час

Честа грешка при старта е грешно заложената продължителност. Ако прегледът трае 30 минути, но след него трябват още 10 за дезинфекция и записки, до обяд графикът ще изостане с час, а чакалнята ще се напълни с изнервени хора.

От това пазят три настройки. Първата е реалната продължителност на всяка услуга. Втората е почивката между резервациите: задаваш например 10 минути и те остават свободни след всеки час. Третата е минималното време за записване, с което решаваш колко по-рано трябва да се запише пациентът, за да не се появи неочакван час след 20 минути, докато си в средата на процедура.

Преди да отвориш часовете за онлайн записване, провери:

• колко реално трае услугата, от влизането до излизането на пациента
• колко време ти трябва между двама пациенти
• дали първичният преглед е по-дълъг от контролния (тогава ги направи отделни услуги)
• дали искаш да пазиш време за спешни случаи (отбележи го като почивка в графика и то няма да се показва като свободно)

Въпросник преди прегледа: какво да питаш

Първите минути от много прегледи отиват за едни и същи въпроси. Защо идвате? Имате ли алергии? Идвали ли сте при нас досега?

С въпросниците преди резервация пациентът отговаря на тях още докато си записва часа. Можеш да направиш различен въпросник за всяка услуга и да решиш кои въпроси са задължителни. Отговорите се пазят в профила на пациента, така че лекарят ги прочита още преди прегледа.

Често са достатъчни четири въпроса:

• „Какъв е поводът за посещението?“
• „Имате ли алергии към лекарства или материали?“
• „Идвали ли сте при нас досега?“
• „Имате ли изследвания или снимки, които да донесете?“

Какво да не питаш онлайн: подробна история на заболяванията, диагнози и неща, които пациентът би казал само лично. Въпросникът подготвя часа, но не замества разговора с лекаря. А колкото е по-кратък, толкова по-често хората го попълват докрай.

Как да намалиш пропуснатите часове

Пациент, който не дойде, струва двойно: празен час за кабинета и изгубен шанс за някой, който е чакал точно този час. При търсен специалист или при рехабилитация по курс това се усеща особено силно.

Напомняне преди посещението

Рядко някой пропуска час нарочно. Обикновено просто забравя, особено ако се е записал преди три седмици. SMS и имейл напомнянията тръгват автоматично, а ти избираш колко време преди посещението, например 24 часа. В съобщението има линк, от който пациентът може сам да откаже или да премести часа си.

Срок за отмяна

Задай до кога пациентът може да откаже сам, например до 24 часа преди прегледа. Така освободеният час има време да отиде при друг.

Списък с чакащи

Когато при даден лекар няма свободни часове, пациентът може да се запише в списъка с чакащи. Ако някой откаже, чакащите получават предложение за освободения час и на рецепцията не се налага да звънят на никого.

Депозит само там, където има смисъл

Ако правиш дълги процедури, например в естетичната дерматология, можеш да включиш депозит при записването. Не е нужно да го искаш от всички. Можеш да го изискваш само от новите пациенти, а тези, които вече познаваш, да се записват както досега.

Депозитът важи за всички услуги в профила, затова процент от цената често е по-удачен от фиксирана сума: при кратък преглед остава малък, а при дълга процедура е по-сериозен. Пациентът запазва карта при записването, а сумата се удържа чак когато изтече срокът за безплатна отмяна. За да включиш депозитите, трябва да свържеш Stripe акаунт.

Как пациентите да те намерят

Хората търсят „зъболекар Младост“ или „физиотерапия Варна“ в Google, а не в приложение. С активен профил в Mylink кабинетът ти може да се показва в Google Търсене и Google Maps с бутон за резервация. Пациентът избира услуга и свободен час, без да излиза от Google. Не подаваш заявка и не настройваш нищо допълнително.

Помагат и още няколко неща:

• покана за отзив, която тръгва автоматично след всеки приключен час, защото хората четат скорошните отзиви, преди да изберат лекар
• английска версия на страницата за чужденците в града, преведена автоматично, без да пишеш нищо два пъти
• бутон за записване в сайта, ако кабинетът вече има сайт; добавя се с един ред код

Пациентите търсят и в каталога на Mylink по специалност и град. Така изглежда например страницата за рехабилитация и физиотерапия в София.

Често задавани въпроси

Подходящо ли е за кабинет с един лекар?

Да. Започваш с един профил и няколко услуги. Ако по-късно дойде още специалист, добавяш го към екипа и той получава собствен график.

Трябва ли пациентите да си правят регистрация?

Не е задължително. Можеш да разрешиш записване като гост. Тогава пациентът оставя само име, телефон и имейл.

Какво става със сегашните ни пациенти и часове?

Ако досега ги водиш в друга програма за записване, екипът на Mylink ги прехвърля безплатно, заедно с услугите и предстоящите часове. Пациентите, които предпочитат да звънят, продължават да звънят. Записваш ги в същия календар и графикът остава един.

Какво влиза в абонамента и какво се плаща отделно?

Онлайн записването, календарът, въпросниците, списъкът с чакащи и имейл напомнянията влизат в абонамента. Всеки допълнителен специалист в екипа се добавя отделно. SMS съобщенията използват предплатени кредити, а при онлайн плащанията, като депозитите, има такса за транзакция. Актуалните планове са на страницата с цените.

Как да започнеш с онлайн записване на пациенти

1. Опиши услугите с реалната им продължителност и с имена, които пациентът разбира.
2. Добави всеки лекар с неговите услуги, работно време и почивки.
3. Включи напомнянията и задай срок за отмяна.
4. Сложи линка за записване в Google профила, в сайта и в подписа на имейла си.
5. Кажи на пациентите. QR код на рецепцията и едно изречение по телефона („Може да си запазите час и онлайн, ще ви пратя линк“) вършат повече работа, отколкото изглежда.

Не е нужно да сменяш всичко наведнъж. Достатъчно е през първата седмица част от пациентите да се запишат сами, за да усетиш колко по-спокойно става на рецепцията.

Виж как работи Mylink за клиники и отвори първите часове за онлайн записване още тази седмица.