Онлайн записване за психолог и психотерапевт

Човекът е мислил три седмици, преди да реши да потърси психолог. Една вечер най-накрая намира твоя профил, харесва това, което пише, и набира номера. Ти си в сесия и телефонът е на беззвучен. Той не оставя съобщение и не звъни отново.

На повечето хора не им е лесно да кажат на глас „искам да си запиша час при психолог“. Още по-трудно е да го обясняват по телефона на непознат. Много по-лесно им е да видят свободните часове и да изберат сами, в единадесет вечерта, когато решението вече е взето.

Затова онлайн записването при психолог е повече от удобство. То сваля прага за първата среща. А за теб означава по-малко пропуснати обаждания, по-малко писане за уговорки и нито едно вдигане на телефона по време на сесия.

Как да настроиш графика за сесии

Продължителност и почивка между сесиите

Най-често сесията е 50 минути, а следващите 10 отиват за записки, вода и малко тишина. В Mylink задаваш продължителността на всяка услуга и отделно почивка между резервациите, например 10 минути. Ако зададеш и интервал на часовете от 60 минути, сесиите започват на кръгъл час: 10:00, 11:00, 12:00.

Отделни услуги за различните сесии

Направи отделна услуга за всеки вид среща. Така клиентът знае какво избира, а ти знаеш кой идва и за какво:

• Първа консултация, 50 минути
• Индивидуална сесия, 50 минути
• Сесия за двойки, 80 минути
• Онлайн сесия, 50 минути

Кога някой може да се запише

С минимално време за записване решаваш колко по-рано трябва да се запише клиентът, например поне 24 часа. Така никой не се записва за след час, когато вече си си подредил деня.

Часовете на клиентите, с които вече работиш, записваш ти за седмиците напред (повече за това по-долу). Така онлайн новите хора виждат само часовете, които наистина са свободни.

Седмичните сесии

Повечето клиенти идват всяка седмица в един и същи час. Най-лесно е в края на сесията да запишеш следващите две-три срещи в календара. Mylink праща на клиента потвърждение за всяка от тях и напомняне преди всяка сесия.

Онлайн записването е най-полезно за първите срещи и за клиентите, които идват по-нарядко, например веднъж на две-три седмици или когато имат нужда.

Онлайн сесии

Ако работиш и на място, и онлайн, направи отделна услуга „Онлайн сесия“. Така клиентът сам избира как да се срещнете, а ти виждаш в календара кой идва в кабинета и кой ще се свърже по видео. Линка за видеоразговора (Zoom, Google Meet или друг) изпращаш ти, както досега.

Дискретност: какво вижда клиентът и какво пазиш ти

В терапията дискретността не е подробност. Ето няколко неща, които си струва да подредиш от самото начало.

Неутрални имена на услугите

Името на услугата се вижда в имейла с потвърждението, в напомнянето и в събитието в календара на клиента. Затова използвай неутрални имена. „Индивидуална сесия“ е по-добре от „Терапия при тревожност“, а „Консултация за двойки“ е по-добре от „Терапия при раздяла“. Нищо в името не трябва да издава повода, ако някой друг види телефона на клиента.

SMS напомнянето съдържа само името на кабинета, датата и часа.

Кратък въпросник преди първата среща

С въпросника при записване можеш да зададеш няколко въпроса още преди първата сесия. Решаваш кои са задължителни. Достатъчни са три-четири:

• „Какво Ви води при нас?“ (по желание)
• „Ходили ли сте на терапия досега?“
• „Предпочитате ли среща на място или онлайн?“
• „Как предпочитате да се свържем с Вас, ако се наложи?“

Не питай онлайн за диагнози, лекарства или подробна история. Това се казва лично, а въпросникът само подготвя първата среща.

Записките от сесиите

Записките от сесиите са чувствителни данни за здравето и мястото им е в твоята документация, а не в системата за записване. В картона на клиента в Mylink пази това, което ти трябва за графика: посещенията, плащанията и практически бележки като „предпочита онлайн“ или „само следобед“.

Записване без регистрация

Не всеки иска да си прави профил, за да се запише при психолог. Можеш да разрешиш записване като гост. Тогава клиентът оставя само име, телефон и имейл.

Късни откази и пропуснати сесии

Пропусната сесия е час, който не може да се даде на друг в последния момент. Повечето психолози имат ясно правило за отмяна и го обясняват още на първата среща.

• Срок за отмяна. Задай до кога клиентът може да отмени сам, например 24 или 48 часа преди сесията. Отказът след срока се отчита като неявяване.
• Напомняне. Напомнянето по имейл тръгва автоматично, например ден преди сесията, а ако искаш, и по SMS. В него има линк, от който клиентът отменя сам, без да ти звъни.
• Депозит. Можеш да поискаш депозит като процент от цената или фиксирана сума, дори цялата цена предварително. Може да го искаш от всички или само от новите клиенти. Клиентът оставя карта при записването, а сумата се взима чак когато изтече срокът за безплатна отмяна.
• Списък с чакащи. Ако си зает седмици напред, новите хора могат да се запишат в списъка с чакащи за дните и часа, които им отиват. Щом някой откаже, Mylink може сам да предложи мястото на първия чакащ.

Повече за депозитите и как да ги обясниш на клиентите има в статията за капарото и неявилите се клиенти.

Пакети от сесии

Терапията рядко е една среща. С пакетите клиентът може да плати например 4 или 8 сесии наведнъж, на по-добра цена. Всяка сесия се отчита сама, а клиентът вижда колко му остават. Така не водиш сметка на ръка, а и за двете страни е ясно какво е платено.

Групи и уъркшопи

Ако водиш група за подкрепа, родителска група или уъркшоп, можеш да ги пуснеш като групови занимания. Задаваш дата, час, брой места и цена, а заниманието може да се повтаря, например всяка сряда в 18:30. Хората виждат колко места остават, а когато групата се напълни, могат да се запишат в списък с чакащи.

Как клиентите да те намерят

Хората търсят „психолог Лозенец“ или „психотерапевт онлайн“ в Google. С активен профил в Mylink кабинетът ти може да се показва в Google с бутон за записване, така че първата среща се записва, без човекът да трябва да звъни.

При психолозите отзивите идват по-бавно, защото много хора не искат да пишат публично за терапията си. Затова профилът ти трябва да говори сам:

• снимка, на която изглеждаш така, както в кабинета
• подходът, с който работиш, например когнитивно-поведенческа терапия, гещалт или системна терапия, обяснен с прости думи
• образованието, квалификациите и сертификатите ти, качени в профила на екипа
• езиците, на които работиш

Ако работиш и на английски, страницата ти на английски се превежда автоматично. Чужденците в града често търсят точно психолог, който говори английски, и се записват, без да питат.

Хората търсят и в каталога на Mylink по специалност и град, като психолозите и терапевтите в София.

Често задавани въпроси

Трябва ли клиентът да си прави регистрация?

Не, ако си разрешил записване като гост. Тогава оставя само име, телефон и имейл.

Мога ли да работя едновременно в кабинет и онлайн?

Да. Направи отделни услуги за сесиите на място и онлайн. Клиентът избира сам, а в календара виждаш кой как идва.

Подходящо ли е за център с няколко терапевти?

Да. Всеки терапевт има свой профил, свои услуги и свой календар. Клиентът избира при кого да се запише и вижда само неговите свободни часове. Отпуските се отбелязват за всеки поотделно.

Колко струва?

План Start е 15 € на месец и включва онлайн записване, напомняния, въпросници, депозит и списък с чакащи. Pro за 25 € добавя пакети от сесии и групови занимания. Всеки следващ терапевт в екипа е по 15 € на месец, а първите 45 дни са безплатни. Подробностите са на страницата с цените.

Пример: една седмица на психотерапевт

• от понеделник до четвъртък сесии по 50 минути с 10 минути почивка, на всеки кръгъл час
• седмичните сесии на редовните клиенти, записани за три седмици напред
• първа консултация, индивидуална и онлайн сесия като отделни услуги
• минимално време за записване 24 часа и срок за отмяна 48 часа
• депозит само от новите клиенти

Настройва се веднъж, за около двадесет минути. После новите хора се записват сами, а ти отговаряш на телефона само когато наистина трябва.

Виж и статията за онлайн записване на пациенти, ако работиш в клиника или в кабинет с повече специалисти, или как работи Mylink за кабинети и клиники.