Капаро за час: как да спреш неявяванията в салона

Събота, 10:00. В графика стои боядисване и подстригване за два часа и половина. Заради този час в сряда отказа на двама души. Клиентката не идва. В 10:15 ѝ пишеш, в 10:30 звъниш. Телефонът е изключен.

Ако работиш във фризьорски салон или в студио за маникюр или мигли, познаваш тази сутрин. Има си дори израз за нея: „пак ме вързаха“.

Неявяването изглежда като дребен неприятен момент, но всъщност е разход. Не стои в нито една сметка, а се плаща всеки месец. По-долу ще намериш как да го намалиш с напомняния, ясен срок за отмяна и капаро за час, което не отблъсква добрите клиенти.

Колко струва един неявил се клиент

Да кажем, че услугата е 70 €. Материалите са подготвени, а часът не може да се даде на друг в последния момент. Ако това се случва три пъти в месеца, губиш 210 € оборот. Към тях добави двамата души, на които е трябвало да откажеш, защото часът е бил „зает“.

Сметката е груба, но показва важното. Проблемът рядко е в една конкретна клиентка. Проблемът е, че записаният час не струва нищо на човека, който го е записал.

Защо хората не идват на час

Преди да въведеш капаро, струва си да видиш какво всъщност се случва. Причините обикновено са четири и всяка има различно решение.

• Забравят. Записали са се преди три седмици и часът просто им е излетял от главата. Тук помага напомняне.
• Записват се на две места „за всеки случай“ и в деня отиват там, където им е по-удобно. Тук помага капаро.
• Плановете им са се променили, но им е неудобно да звънят и да обясняват. Тук помага лесна отмяна без разговор.
• Не са платили нищо, затова пропуснатият час не им струва нищо. Тук отново помага капаро, поне за новите клиенти.

Първо напомняне, после капаро

Напомнянето е най-лесната стъпка и решава най-честата причина, забравата. SMS и имейл напомнянията в Mylink тръгват автоматично, а ти избираш колко време преди посещението, например 24 часа. В тях има линк, от който клиентът сам отменя или мести часа си.

Точно този линк е важен. Който се притеснява да звъни, много по-лесно ще натисне бутон. А ти научаваш за отмяната навреме, вместо в 10:15 в събота.

След това задай срок за отмяна, например до 24 часа преди посещението. Той ще ти трябва и за капарото, защото определя до кога отмяната е безплатна.

Капаро за час: от кого, колко и как

Капарото не е наказание за всички. Идеята е да пазиш часовете, при които неявяването боли най-много, без да натоварваш клиентите, които идват при теб от години.

От кого да искаш капаро

Най-разумно е да започнеш с новите клиенти. В Mylink можеш да изискваш депозит от всички, само от новите или от всички без VIP клиентите. Нов е всеки, който няма съвпадение по телефон или имейл с досегашните ти клиенти.

Редовните клиенти, които никога не са те подвели, можеш да отбележиш като VIP. Те се записват без капаро и не усещат никаква промяна.

Фиксирана сума или процент

Капарото важи за всички услуги в салона, затова изборът между фиксирана сума и процент е по-важен, отколкото изглежда.

Фиксираната сума, например 10 €, е ясна и лесна за обяснение. Тя работи добре, когато услугите ти са на близки цени.

Процентът е по-добър, когато цените варират много. Да кажем, че избираш 20 %. За маникюр за 25 € капарото е 5 € и почти не се усеща. За пълен комплект мигли за 120 € е 24 € и вече кара човек да се замисли, преди да се запише „за всеки случай“. Така дългите и скъпите часове са защитени повече, без да натоварваш клиентите, които идват за бърза услуга.

Каквото и да избереш, капарото трябва да е достатъчно, за да има тежест, и достатъчно малко, за да не откаже някой, който наистина иска да дойде.

Как да го събираш без преводи и скрийншоти

Ако събираш капаро по банков път, знаеш как изглежда. Пращаш IBAN или Revolut, чакаш, проверяваш в банковото приложение, пишеш „получих го“ и отбелязваш някъде, че е платено. Когато клиентката откаже навреме, връщаш парите на ръка.

С онлайн депозита в Mylink тази работа отпада:

• клиентът запазва карта, докато се записва, но нищо не се удържа веднага
• капарото се удържа автоматично, когато изтече срокът за безплатна отмяна
• ако клиентът откаже преди това, от картата му не се взима нищо и няма пари за връщане
• ако откаже след срока или не дойде, капарото остава при теб, а ако прецениш, пак можеш да го възстановиш
• ако плащането с картата не мине, клиентът получава срок да плати, а след него часът се освобождава автоматично

Ако някой се запише в последния момент, когато срокът за безплатна отмяна вече е минал, капарото се удържа веднага и клиентът вижда това, преди да потвърди.

Парите влизат директно в твоя Stripe акаунт, който свързваш еднократно от настройките. Онлайн плащанията имат такса за транзакция, затова прегледай условията, преди да включиш капарото.

Какво да напишеш на клиентите

Промяната минава по-леко, когато правилата са казани ясно и спокойно. Ето два текста, които можеш да копираш и да промениш според салона си.

За описанието на салона или за условията при записване:

За нови клиенти записването е с капаро. Можете да откажете или да преместите часа си безплатно до 24 часа преди посещението и тогава от картата ви няма да бъде удържано нищо. При по-късна отмяна или неявяване капарото не се връща. Постоянните ни клиенти се записват без капаро.

За Instagram или като съобщение до досегашните клиенти:

От следващия месец новите клиенти ще се записват с капаро. Правим го, за да пазим часовете за хората, които наистина идват. Ако вече идвате при нас, за вас нищо не се променя. Благодарим ви, че сте с нас.

Вторият текст можеш да изпратиш и като SMS кампания до клиентите, които вече са в системата.

Когато един и същ човек не идва отново и отново

Има клиенти, които пропускат по навик. Такъв клиент ти струва повече, отколкото изглежда, защото заема най-търсените часове и ги оставя празни.

В Mylink можеш да блокираш такъв клиент и той вече няма да може да си запише час онлайн. Без неудобен разговор и без обяснения всеки път.

А за часовете, които все пак се освобождават в последния момент, включи списъка с чакащи. Когато някой откаже, чакащите получават предложение и часът има шанс да се запълни.

Често задавани въпроси

Няма ли капарото да откаже клиентите?

Ще откаже част от хората, които се записват без намерение да дойдат, и точно това е целта. Постоянните клиенти могат да се записват без капаро като VIP, а новите виждат условията още при записването.

Колко време преди посещението да е срокът за отмяна?

Разумна отправна точка са 24 часа. При дълги процедури, за които подготвяш материали предварително, може да е и 48 часа.

Какво става, ако клиентът откаже навреме?

От картата му не се удържа нищо. Часът се освобождава и може да бъде зает от някой от списъка с чакащи.

Мога ли да искам капаро само за някои услуги?

Капарото се настройва за целия салон, а ти избираш от кои клиенти да се иска. Ако искаш дългите процедури да са по-защитени от бързите, избери процент от цената вместо фиксирана сума.

Накратко

Неявяванията рядко се решават с една мярка. Напомнянето хваща забравилите, лесната отмяна освобождава часовете навреме, а капарото пази дългите процедури от записвания „за всеки случай“. Започни с напомняне и срок за отмяна и въведи капаро там, където празният час боли най-много.

Ако тепърва избираш система за салона, виж какво трябва да може една система за резервации за салон за красота. А как други студиа показват услугите си с онлайн записване, можеш да видиш например при удължаването на мигли в София.

Виж Mylink за салони за красота и настрой напомнянията и капарото още днес.